Niewykorzystane urlopy wypoczynkowe

Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, z którego nie może on zrezygnować. Urlop niewykorzystany za dany rok należy wykorzystać najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy).

Co się dzieje w sytuacji, gdy na dzień bilansowy pracownicy nie wykorzystali przysługujących im dni urlopu?

Rezerwa na niewykorzystane urlopy

Według MSR 19 świadczenie z tytułu niewykorzystanych urlopów – jako płatne nieobecności – to krótkoterminowe świadczenie pracownicze. Wycena rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe przeprowadzana jest na podstawie informacji o pracownikach, takich jak:

• liczba dni/godzin niewykorzystanego urlopu,
• miesięczne wynagrodzenie,

oraz tzw. współczynnika urlopowego, służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy – współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym.

Zasadne jest, aby przy wycenie rezerw na niewykorzystane urlopy uwzględnić tzw. ZUS pracodawcy, a także inne obciążenia pracodawcy wynikające z regulaminów wynagradzania, czy układów zbiorowych.

Rezerwa czy RMK bierne?

Dodajmy, że choć używamy określenia rezerwa na niewykorzystane urlopy, to zgodnie z treścią art. 39 ust. 2 Ustawy o rachunkowości jest to bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów. Powołany przepis stanowi, że jednostka dokonuje biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń pracowniczych związanych z bieżącą działalnością. Zobowiązania te są ujmowane w bilansie jako rezerwy na zobowiązania (art. 39 ust. 2a UoR).

Czy trzeba tworzyć rezerwę?

Jak czytamy w KSR 6 celem utworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy jest dokonanie właściwego odniesienia kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Jednostka podejmując decyzję o utworzeniu rezerw na niewykorzystane urlopy, powinna m.in. przeanalizować jakiej grupy pracowników dotyczą niewykorzystane urlopy wypoczynkowe, oraz czy koszty z tytułu wynagrodzeń za niewykorzystane urlopy są istotne.